Informativa privacy estesa per lo svolgimento dell’attività professionale

Avv. Giovanni E.D. Barnabà — Studio Legale Barnabà Data ultimo aggiornamento: [inserire la data]

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è l’Avv. Giovanni E. D. Barnabà, C.F. BRNGNN95E03A048M, con Studio in Via De Rossi n. 225, 70122 Bari (BA) (di seguito, anche “Studio” o “Titolare”).

Contatti:

• E-mail: g.barnaba@studiobarnaba.it
• E-mail: segreteria@studiobarnaba.it
• PEC: giovanniemanueledavidebarnaba@pec.it

Non è designato un Responsabile della protezione dei dati: non ricorrono i presupposti dell’art. 37 GDPR, difettando il requisito della larga scala.

i. Ambito di applicazione

La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.Lgs. 196/2003 (“Codice Privacy”), come modificato dal D.Lgs. 101/2018, ed è riferita ai trattamenti di dati personali effettuati dal Titolare nell’esercizio dell’attività professionale forense, in ambito giudiziale e stragiudiziale, incluse le attività propedeutiche al conferimento dell’incarico.

Essa riguarda, a titolo esemplificativo:

• i Clienti (persone fisiche e giuridiche) che conferiscono o valutano di conferire incarichi;
• i legali rappresentanti, procuratori, delegati e referenti del Cliente;
• i titolari effettivi (ove applicabile);
• le controparti, i loro difensori e i soggetti comunque coinvolti nella pratica (testimoni, consulenti, CTU/CTP, ausiliari del giudice, amministratori, dipendenti, assicurazioni, istituti di credito, professionisti, enti e pubbliche amministrazioni);
• i soggetti i cui dati siano conferiti dal Cliente o acquisiti da pubblici registri, atti e provvedimenti.

La presente informativa non disciplina, se non per rinvio, i trattamenti connessi alla sola navigazione del sito web e ai relativi cookie, disciplinati dalla privacy policy e dalla cookie policy pubblicate sul sito dello Studio.

ii. Categorie di dati trattati

1. Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, C.F./P.IVA, indirizzo, e-mail, PEC, telefono, data e luogo di nascita, documento d’identità e relativi estremi.
2. Dati relativi alla posizione giuridica e alla pratica: informazioni e documenti inerenti a rapporti contrattuali, obbligazioni, contenziosi, sinistri, responsabilità, proprietà e diritti reali, rapporti bancari e finanziari, rapporti societari, procedure esecutive e concorsuali, procedimenti amministrativi e tributari.
3. Dati economici e fiscali: dati necessari per preventivi, parcelle, fatturazione, gestione dei pagamenti, adempimenti contabili e fiscali.
4. Dati appartenenti a categorie particolari (art. 9 GDPR): dati relativi alla salute, all’origine razziale o etnica, alle convinzioni religiose o filosofiche, alla vita sessuale o all’orientamento sessuale, ove strettamente necessari per la gestione dell’incarico.
5. Dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 GDPR): dati giudiziari e informazioni relative a procedimenti e provvedimenti giudiziari, ove necessari per lo svolgimento della difesa o dell’assistenza o per obblighi di legge.
6. Dati per adempimenti antiriciclaggio (ove applicabili): informazioni e documenti richiesti dal D.Lgs. 231/2007 per l’adeguata verifica della clientela.

iii. Fonti dei dati

I dati possono essere:

• forniti direttamente dall’interessato o dal Cliente;
• conferiti da soggetti legittimati (legali rappresentanti, delegati);
• acquisiti da pubblici registri, banche dati e fonti accessibili al pubblico (Registro Imprese, Conservatoria, Catasto, INI-PEC/INAD, siti istituzionali), nonché da atti e provvedimenti giudiziari e amministrativi;
• ricevuti da controparti, autorità, enti, assicurazioni, banche e altri professionisti coinvolti nella pratica.

iv. Finalità del trattamento

A) Attività precontrattuali e conferimento dell’incarico — valutazione della richiesta di assistenza; contatti, appuntamenti, raccolta preliminare di informazioni e documenti; predisposizione di preventivi e lettere di incarico.

B) Esecuzione dell’incarico professionale — consulenza legale, redazione di pareri, atti e contratti; assistenza e difesa in sede giudiziale e stragiudiziale; gestione della corrispondenza con Cliente, controparti, autorità, uffici giudiziari e amministrazioni; attività strumentali e connesse (notifiche, depositi telematici, accessi agli atti, istanze, trattative, mediazioni, negoziazioni assistite, ADR).

C) Adempimenti di legge e obblighi professionali — adempimenti civilistici, fiscali e contabili; adempimenti previsti da norme e regolamenti applicabili alla professione forense; obblighi di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, ove applicabili.

D) Tutela dei diritti del Cliente e del Titolare — accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria, amministrativa o arbitrale; gestione di reclami, contestazioni, recupero crediti professionali, contenziosi.

v. Base giuridica del trattamento

Dati comuni (art. 6 GDPR)

• Art. 6.1.b — esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o misure precontrattuali adottate su sua richiesta (finalità A e B).
• Art. 6.1.c — adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare (finalità C, inclusi gli obblighi antiriciclaggio).
• Art. 6.1.f — legittimo interesse del Titolare all’organizzazione e sicurezza dei sistemi, alla tutela dei propri diritti e alla gestione del contenzioso e del credito professionale, nonché, per i dati di controparti e terzi, il legittimo interesse all’esercizio del mandato difensivo, non prevalendo su di esso gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato (finalità D e, in parte, B).

Categorie particolari di dati (art. 9 GDPR)

• Art. 9.2.f — accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni;
• Art. 9.2.g — ove applicabile, motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell’Unione o nazionale.

Dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 GDPR)

Il trattamento è autorizzato dall’art. 2-octies, co. 3, lett. i), del Codice Privacy, che consente il trattamento dei dati di cui all’art. 10 GDPR per finalità di accertamento, esercizio o difesa di un diritto anche in sede stragiudiziale, e si svolge nel rispetto delle regole deontologiche relative ai trattamenti di dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, adottate con provvedimento del Garante n. 512 del 19 dicembre 2018 e pubblicate quale Allegato A.6 al Codice Privacy.

In conformità a tali regole, i dati sono trattati esclusivamente per le finalità difensive e per il periodo strettamente necessario, e non sono diffusi.

Consenso

Il consenso (art. 6.1.a) è richiesto solo per finalità ulteriori e facoltative, quali l’invio di newsletter o comunicazioni informative ove attivate, con richiesta separata e revocabile in ogni momento.

vi. Segreto professionale

Tutti i dati trattati nell’esercizio dell’attività professionale sono coperti dal segreto professionale ai sensi dell’art. 13 della L. 247/2012 e dell’art. 28 del Codice deontologico forense, la cui violazione è penalmente sanzionata dall’art. 622 c.p.

Il vincolo permane anche in difetto di conferimento dell’incarico, dopo la cessazione del rapporto e in caso di rinuncia al mandato.

vii. Informativa agli interessati diversi dal Cliente

Per i dati non raccolti presso l’interessato — in particolare quelli di controparti, testimoni e terzi coinvolti nella pratica — la presente informativa è resa ai sensi dell’art. 14 GDPR mediante pubblicazione sul sito dello Studio.

La comunicazione individuale non è dovuta ove ricorrano le ipotesi dell’art. 14, par. 5, e segnatamente quando essa si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato (lett. b), ovvero quando i dati debbano rimanere riservati conformemente a un obbligo di segreto professionale disciplinato dal diritto dell’Unione o degli Stati membri (lett. d).

viii. Natura del conferimento e conseguenze del rifiuto

Il conferimento dei dati necessari per le finalità A), B) e C) è necessario. Il rifiuto può impedire, in tutto o in parte, la valutazione della richiesta, l’esecuzione dell’incarico professionale o l’adempimento di obblighi di legge.

Il conferimento per finalità ulteriori e facoltative è libero e il rifiuto non pregiudica il rapporto professionale.

ix. Modalità di trattamento e misure di sicurezza

I dati sono trattati con strumenti cartacei e informatici, secondo logiche strettamente correlate alle finalità indicate, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza commisurato al rischio, fra cui: cifratura dei supporti di memorizzazione, autenticazione a più fattori, controllo degli accessi, sistemi di backup, protezione dei dispositivi e delle comunicazioni, procedure interne di gestione documentale.

x. Assenza di processi decisionali automatizzati

Il Titolare non effettua trattamenti fondati su processi decisionali automatizzati, ivi compresa la profilazione, ai sensi dell’art. 22 GDPR.

xi. Destinatari dei dati

Soggetti autorizzati — eventuali collaboratori, praticanti e personale di segreteria dello Studio, debitamente autorizzati e istruiti ai sensi dell’art. 29 GDPR.

Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR) — fornitori di servizi informatici, hosting, posta elettronica e PEC, archiviazione e conservazione documentale, software gestionali, videoconferenza, firma digitale e sicurezza informatica; consulenti amministrativi e contabili che prestino servizi al Titolare, nei limiti necessari.

Autonomi titolari — Autorità giudiziaria e amministrativa, uffici giudiziari, Agenzia delle Entrate, enti pubblici, forze dell’ordine; controparti e loro difensori; professionisti corrispondenti e domiciliatari; notai, commercialisti, consulenti tecnici, periti, ausiliari del giudice, organismi di mediazione e ADR, organismi di composizione della crisi, compagnie assicurative, istituti di credito.

L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto al Titolare.

I dati non sono in alcun caso diffusi né comunicati per finalità commerciali.

xii. Trasferimento di dati verso Paesi terzi

Di regola i dati sono trattati all’interno dello Spazio Economico Europeo.

Qualora, per esigenze tecniche od organizzative connesse ai servizi di posta elettronica, archiviazione in cloud o software gestionali, alcuni dati siano trasferiti verso Paesi terzi, il trasferimento avviene nel rispetto del Capo V del GDPR, sulla base della decisione di adeguatezza adottata dalla Commissione europea il 10 luglio 2023 relativamente agli Stati Uniti d’America (EU–US Data Privacy Framework), ove il destinatario vi abbia aderito, ovvero delle clausole contrattuali tipo di cui all’art. 46, par. 2, lett. c), del Regolamento.

Copia delle garanzie adottate può essere richiesta scrivendo ai recapiti del Titolare.

xiii. Periodo di conservazione

• Dati relativi agli incarichi professionali: per la durata dell’incarico e, successivamente, per dieci anni dalla sua cessazione, in coerenza con il termine di prescrizione ordinaria di cui all’art. 2946 c.c. Gli originali sono restituiti al Cliente al termine del mandato.
• Dati contabili e fiscali: dieci anni, ai sensi dell’art. 2220 c.c. e dell’art. 22 del d.P.R. 600/1973.
• Dati trattati per finalità antiriciclaggio (ove applicabile): dieci anni dalla cessazione del rapporto professionale o dall’esecuzione dell’operazione, ai sensi del D.Lgs. 231/2007.
• Dati raccolti in fase precontrattuale non seguita da incarico: dodici mesi dall’ultimo contatto.
• Dati trattati per finalità facoltative: fino a revoca del consenso o richiesta di cancellazione.

Decorsi tali termini i dati sono cancellati o distrutti con modalità sicure.

xiv. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare in qualunque momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità nei casi previsti, opposizione.

L’esercizio di tali diritti può essere limitato ai sensi dell’art. 2-undecies del Codice Privacy quando dall’esercizio possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto allo svolgimento di investigazioni difensive o all’esercizio di un diritto in sede giudiziaria, nonché in ragione del segreto professionale.

Le richieste vanno inoltrate ai recapiti indicati nella sezione “Titolare del trattamento”. Il riscontro è fornito entro un mese, prorogabile di due mesi in caso di complessità.

xv. Reclamo all’Autorità di controllo

È sempre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia n. 11, 00187 Roma, secondo le modalità indicate su www.garanteprivacy.it, ovvero ricorrere all’autorità giudiziaria.

xvi. Aggiornamenti

La presente informativa può essere soggetta ad aggiornamenti. La versione aggiornata è resa disponibile presso lo Studio e pubblicata sul sito web dello Studio.